Нескучный и творческий подход к описанию процессов: акцент на эмоциональную сторону проекта!

26.08.2015 16:24:00

«Как руководителю не опустить руки, найти нужный подход, поддерживать заинтересованность людей и довести до конца сложное, но очень полезное дело - найдем ответы и полезные мысли в этой статье!»

Производить востребованный продукт, увеличивать прибыль, осознавать ценность и пользу своего бизнеса – цели, к которым ежедневно стремятся руководители и достигают их кропотливым трудом в поиске и применении правильных инструментов и методов управления компанией. Классический и беспроигрышный способ создать технологию с нужным результатом на выходе – это описание и внедрение внутренних стандартов работы. К сожалению, бывает так, что проект по описанию процессов воспринимается сотрудниками, как трудоемкое, бюрократическое дело с дальнейшей потерей интереса и отправлением полученных результатов в «долгий ящик». 

 
Запуск проекта по описанию процессов 

Давно известно, что успех любого дела зависит от того, насколько качественно продумано его начало. Проект не должен рождаться только за закрытыми дверями в переговорной, очень важно донести его цели до сотрудников, обозначить их роли и важность в получении установленных показателей, мотивировать и вдохновить. Посмотрим несколько инструментов для интересного и яркого запуска проекта по совершенствованию Ваших процессов: 
  • Стратегическая карта компании и выделенная на ней цель по описанию процессов. На карте все участники смогут четко увидеть влияние проекта по оптимизации на другие цели компании и, как правило, на увеличение прибыли. Создавать такую карту очень удобно в программе Business Studio: понятный интерфейс, возможность вести справочники, достаточно разнообразная графика, Вы можете сделать карту красочной и наглядной, и, что очень важно, вы сможете вести архивы стратегических карт – ничего никогда не потеряется. 
  • Если вы выпускаете корпоративную газету или ведете корпоративный портал, обязательно напишите в этих источниках о новом проекте. Постарайтесь подойти к тексту оригинально и с душой, подберите интригующий заголовок, укажите участников, напишите об их значимости, перечислите преимущества, которые получат сотрудники и компания в целом. Кстати, если у вас нет ни газеты, ни сайта, подойдет корпоративная e-mail рассылка. 
  • Подготовьте небольшую презентацию нового проекта. Достаточно 30-40 минут на показ слайдов с описанием проекта и вопросы сотрудников. Закончить презентацию можно небольшим фуршетом с чаем и снеками :-) Это создаст дружественную атмосферу и оставит приятный след от совещания. 
Погружаясь в деловой и консервативный мир, мы часто забываем о том, что на качество работы достаточно серьезно влияет эмоциональный настрой и вдохновение сотрудников. Поставьте себя на место людей, которые впервые слышат о нововведении, подумайте, что могло бы Вас мотивировать на работу. Вспомните, как ярко и креативно запускают свои рекламные акции и премьеры российские и зарубежные компании: попробуйте использовать эти идеи для внутреннего промоушена Вашего проекта. Главное, не перегнуть палку и гармонично сочетать серьезность дела и креативный подход! 
creativity2.png

Описание и внедрение бизнес-процессов

Наверное, первая ассоциация, с которой сталкивается человек, услышав слово «стандарт» - это тяжелый и многостраничный бумажный документ без картинок, который сложно читать и воспринимать. Более того, он диктует правила и лишает сотрудника инициативы. Но, к счастью, подходы к управлению развиваются, и мы все чаще видим красочные, легкие и порой остроумные инструкции, которые выполняются людьми без скуки, тяжелого осадка и безысходности. Рассмотрим несколько примеров нескучного описания бизнес-процессов и регламентов: 
  • Замена текстового документа схемой! Как показывает практика, люди быстрее и легче вопринимают графическое изображение последовательности действий, чем длинный монотонный текст. Существует достаточный выбор нотаций, в которых Вы можете рисовать схемы и даже придумывать свои методы описания – все зависит от формата вашей компании, людей и фантазии. В программе Business Studio можно рисовать бизнес-процессы в 5-ти самых популярных нотациях, это очень удобно, т.к. описывать процессы приходится для разных целей и разных типов сотрудников. Помимо графического редактора Business Studio позволяет вести иерархический справочник процессов, организационных единиц и архивы схем.
  • Запоминающийся текстовый регламент процесса или инструкция. Если вы хотите, чтобы люди вникли в описанное и поняли, лучше всего такой документ написать «живым» и доступным языком. Старайтесь отходить от витиеватых и сложных фраз, проверяйте каждый абзац и оставляйте суть, используйте картинки – многие люди мыслят образами и, чтобы понять, им нужно увидеть. 
  • Запись небольших видео-роликов - тоже современный и очень эффективный метод обучения сотрудников. Ролик можно сделать с юмором, участием коллег, и тем самым поднять настроение людей и расположить их к продуктивной работе
  • Не забывайте следить за ходом выполнения проекта. Распечатайте план проекта на листе большого формата, разместите на видное место и отмечайте цветными стикерами выполненные и критические работы. Плакат не позволит сотрудникам забыть о проекте, ведь каждый раз проходя мимо, они смогут наблюдать динамику его развития. 
После того как стандарты готовы и утверждены, наступает, наверное, самый сложный этап – внедрение новых правил работы. Здесь наиболее важен уклон на адресное и личное общение с сотрудниками. В дополнение к методам запуска проекта можно использовать следующие варианты: 
  1. Проведите корпоративное обучение, желательно в небольших группах. Выделите для мероприятия максимально возможное количество времени, объясните суть нововведений, ответьте на все вопросы, вышлите отчет об итогах обучения и планируемых улучшениях. 
  2. Используйте корпоративные ресурсы для публикации документов, например, портал Business Studio – здесь вы сможете размещать разработанные документы, сотрудники смогут оставлять комментарии к регламентам, общаться между собой, а руководители смогут контролировать показатели выполнения бизнес-процессов, используя яркие и наглядные индикаторные линейки. 
  3. Организуйте Банк идей, в котором любой сотрудник может оставить свое предложение по улучшению процессов, назначьте вознаграждение за принятые идеи. Этот инструмент позволит вовлечь сотрудников в процесс улучшения и вложить свою лепту в развитие компании. 
  4. Устройте в отделах небольшие соревнования на предмет достижения показателей процессов, придумайте забавные номинации и, конечно, бонусы – это могут быть не обязательно деньги, а, к примеру билет на концерт или другое интересное мероприятие. Состязание и интересный приз мотивируют людей на оптимальное выполнение процесса, которое вы хорошо продумали и прописали в инструкциях. 
  5. Периодически получайте обратную связь от сотрудников по тому, как выполняются процессы, есть ли проблемы или несоответствия, необходимы ли дополнительные ресурсы для более качественного выполнения работы. Для опроса можно использовать почту или корпоративный портал, но иногда лучше переговорить с сотрудниками с глазу на глаз, если есть такая возможность. Личное общение позволяет лучше узнать коллег и почувствовать, в правильном ли направлении мы двигаемся и находимся ли на одной волне. 
  6. Обязательно на корпоративном мероприятии озвучьте итоги проекта и поблагодарите участников. Не давайте людям забыть о проделанной работе, ведь, когда результат будет икренне оценен и будет сделан акцент на командный труд, сотрудники почувствуют значимость результата и проникнутся уважением к общему делу. 
Нововведения, даже если они правильные и полезные, не всегда будут восприниматься людьми позитивно. Новое и неизвестное может отталкивать и пугать, вызывать иронию. Поэтому, постарайтесь дать сотрудникам, как можно больше информации, будьте честны с ними: укажите не только на преимущества, но и на трудности, которые могут ожидать, будьте в команде, а не вне ее. Необходимо иметь терпение и некоторую интуицию, которая подскажет, на каком этапе проявить жесткость и требовательность к сотрудникам, а когда толерантность и партнеское отношение. 

Роль бизнес-аналитика в проекте: профессиональные и личностные качества 

Чаще всего, бизнес-аналитик или менеджер по качеству помогает руководителю заниматься проектом внутреннего развития. Роль этого человека очень важна, т.к. он много общается с сотрудниками при описании процессов, готовит документы и отвечает за внедрение стандартов. В идеальном случае бизнес-аналитик сочетает в себе системность, холодную голову и творческое мышление вкупе с умением чувствовать людей, ладить с ними и выстраивать отношения. Конечно, в реальной жизни идеальных людей не бывает, но все же выделим моменты, на которые желательно обращать внимание при выборе специалиста: 
  • Системность и аккуратность – для детального планирования проекта и создания понятных, читабельных документов. 
  • Умение выполнять рутинную работу – описание процессов достаточно кропотливая работа. Важно, чтобы специалист мог доводить дело до конца, дописывать документы, регулярно их обновлять и вести справочники. 
  • Готовность изучать программные продукты и новые технологии – в современном мире автоматизация значительно облегчает нашу жизнь, особенно, это ценно при стандартизации процессов. Business Studio предлагает много доступных обучающих материалов по своему продукту и нотациям описания процессов, поэтому вашему бизнес-аналитику будет достаточно легко обучиться основам работы, если будет желание. 
  • Творческий потенциал – обратите внимание на схемы и документы, которые ранее готовил специалист. Есть ли в них то, что может вас зацепить и привлечь внимание. В наше время люди избалованы яркими красками, простотой и доступностью материалов, поэтому мотивировать сотрудников на чтение смогут неординарные и интересные документы. 
  • Умение общаться, искра и обаяние – наверное, это одно из главных качеств, которому, к сожалению, нельзя обучить. Бизнес-аналитику приходится ежедневно взаимодействовать с людьми, задавать вопросы и отвечать на них, доносить требования руководства, получать обратную связь. Если это будет делать приятный человек, который умеет располагать собеседника и чувствовать его, тогда документы будут созданы не для эфимерных людей, а адресно и исключительно под Ваших сотрудников. 
  • Искренний интерес к своей профессии – настоящая заинтересованность своим делом вызывает уважение окружающих и невольно заставляет их обратить внимание на разработанные материалы. 
creativity3.jpg

В заключении хочется сказать о том, что залогом успеха в проекте по описанию процессов является постоянное информирование сотрудников о промежуточных результатах, ненавязчивые и позитивные напоминания о проекте, пошаговое и плавное внедрение нововведений, общение и направление сильных качеств Ваших разных и уникальных сотрудников в нужное русло. Если Вы поверите в свою идею и убедите других откликнуться на ее реализацию, успех не заставит себя долго ждать! И, как бонус, Вы получите креативную, гибкую и готовую ко всему новому, команду! Создавайте стандарты, которые хочется выполнять!