Что такое КЭДО — электронный кадровый документооборот простыми словами

Важно понимать, какие кадровые документы нельзя перевести в электронный вид 
На сегодняшний день в бумаге (с живой подписью) обязаны оставаться:

• Приказы об увольнении;
• Акты о несчастном случае на производстве;
• Журналы прохождения инструктажей по охране труда.

Остальная рутина — расчетные листки, приказ об отпуске, командировки и даже трудовые контракты — легитимно переводится в цифру 

Стоит отметить, что вопросы о том, существуют ли штрафы за отсутствие КЭДО, звучат все чаще; хотя на данный момент прямого штрафа за ведение дел на бумаге нет, контроль за непрозрачным делопроизводством со стороны проверяющих органов усиливается 

Электронная подпись для кадровых документов: виды и применение

Легитимность цифрового документа обеспечивает правильная подпись 
В системе применяются следующие виды:

• УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) — требуется со стороны работодателя для подписания большинства значимых документов.
• УНЭП (усиленная неквалифицированная) — выпускается для сотрудников (часто это удобная облачная подпись, доступная прямо со смартфона).
• ПЭП (простая электронная подпись) — подходит для ознакомления с внутрикорпоративными регламентами 

Одним из самых современных и бесплатных решений для работников является Госключ. Сегодня подписание трудового договора через госключ и интеграция систем с платформой портал Работа в России делает трудоустройство моментальным. Это идеальный формат выстраивания КЭДО для удаленщиков, так как им вообще не нужно появляться в офисе для оформления

Документы для перехода на КЭДО: с чего начать?

Процесс внедрения требует юридической подготовки. Вам потребуются следующие документы для перехода на КЭДО: 

• Уведомление сотрудников о переходе на электронный формат.
• Заявление-согласие сотрудника на КЭДО — без добровольного согласия работника перевести его в систему нельзя 
• Внутренний регламент. 

Десять причин, почему компаниям стоит переходить на КЭДО:

1. Экономия времени и ресурсов
Документы создаются, согласовываются и подписываются онлайн — без бумаги, печати, сканирования и курьеров. Сотрудники и HR избавляются от рутинных операций.

2. Снижение затрат
Отпадают расходы на бумагу, картриджи, архивные папки и физическое хранение. Также сокращаются издержки на доставку документов между филиалами.

3. Юридическая значимость
Электронные подписи (ПЭП, УНЭП, УКЭП) признаются законом. Цифровые документы имеют ту же силу, что и бумажные, без необходимости дублирования.

4. Автоматизация HR-процессов
Можно настроить автоматическую отправку документов при приёме, переводе или увольнении сотрудника. Информационные системы берут на себя рутину.

5. Контроль и прозрачность
Виден статус каждого документа: кто подписал, кто задерживает, когда истекает срок. Вся история сохраняется и доступна для аудита.

6. Безопасность
Исключается риск потери, порчи или подделки документов. Облачное хранилище с контролем доступа надёжнее офисного шкафа.

7. Удобство для сотрудников
Подписывать документы можно со смартфона через приложения вроде Госключ, без посещения офиса. Особенно актуально для удалённых и распределённых команд.

8. Экологичность
Полный отказ от бумаги делает документооборот компании более современным и экологичным.

9. Интеграция с учётными системами
КЭДО связывается с 1С, кадровыми сервисами и другими корпоративными системами, исключая двойной ввод данных.

10. Соответствие требованиям законодательства
Переход на КЭДО может стать обязательным для работодателей. Раннее внедрение позволяет избежать срочной адаптации под новые нормы.

Есть вопросы по КЭДО или требуется поддержка при внедрении? Обратитесь к нам — подберём наиболее подходящее решение.